【ビジネス用】ドタキャン・すっぽかすの言い換え例文20選｜失礼にならない丁寧な断り方

急な事情で、上司や取引先との大切な約束をキャンセルしなければならない…。

そんな時、「ドタキャンします」や「すっぽかします」とは、口が裂けても言えませんよね。

言葉選びを一つ間違えるだけで、「失礼な人だ」と評価を下げてしまったり、今後の関係性にヒビが入ってしまったりする、非常にデリケートな場面です。

ご安心ください。この記事は、そんなあなたのための「ビジネス言い換え集」です。

「ドタキャン」や「すっぽかす」「バックレる」といった言葉を、相手に誠意と敬意を伝えられる丁寧なビジネス用語に変換する具体的な言い換えフレーズを、そのまま使える豊富な例文とともに徹底解説します。

この記事を最後まで読めば、もう言葉選びで悩むことはありません。相手との良好な関係を保ちながら、スマートに状況を伝えるスキルが身につきます。

この記事のポイント

 

ビジネスで使える！「ドタキャン」「すっぽかす」「バックレる」の言い換え表現

ドタキャンの最も丁寧な言い換えフレーズ3選

ビジネスの場では、相手との信頼関係を維持することが何よりも重要です。そのため、急な予定変更やキャンセルを伝える際には、細心の注意を払う必要があります。ここでは、ドタキャンというカジュアルな表現を避け、より丁寧でビジネスに適した言い換えフレーズを3つご紹介します。

まず、「急な都合により」という表現があります。このフレーズは、具体的な理由を詳細に伝えることを避けつつ、やむを得ない事情が発生したことを相手に伝える際に役立ちます。

例えば、「誠に恐縮ですが、急な都合により、本日のお打ち合わせにご参加できなくなりました」のように使用することで、相手に不信感を与えにくくなります。また、個人的な事情を深く知られたくない場合にも有効な表現です。

次に、「やむを得ない事情により」という言い換えもあります。これは、自身ではどうすることもできない不可抗力な状況であることを示唆する際に使われます。この言葉を使うことで、相手に対して「故意ではない」というニュアンスを伝えることができます。

例えば、「大変申し訳ございませんが、やむを得ない事情により、来週の会議を欠席させていただきます」といった形で使うと、より丁寧に伝わるでしょう。

そして、「誠に恐縮ですが、延期させていただけませんでしょうか」という提案型も有効です。これは、単にキャンセルを伝えるだけでなく、代替案を提示することで、相手への配慮を示す表現です。一方的なキャンセルではなく、今後の関係性を考慮している姿勢が伝わります。

例えば、「大変恐縮ながら、〇日の面会は、別の日に延期させていただけませんでしょうか」と伝えることで、相手も再調整に対して前向きになりやすいと言えます。
ただし、この表現を使う際は、可能な限り具体的な代替日を提示することが大切です。

ドタキャンを和らげるキャンセル優しい言い方3選

相手に与える印象を和らげ、良好な関係を保つためには、キャンセルを伝える際の言葉選びが非常に大切です。ここでは、ドタキャンという直接的な言葉を使わずに、より優しく、そして丁寧にキャンセルを伝える言い換え表現を3つご紹介します。

一つ目は、「大変申し訳ございませんが、ご辞退させていただきたく存じます」という表現です。

この言い回しは、へりくだった姿勢を示すことで、相手への深い謝意と敬意を伝えることができます。例えば、商談や会食の誘いを断る際に、「この度は大変光栄なお誘いをありがとうございます。しかしながら、大変申し訳ございませんが、今回はご辞退させていただきたく存じます」と使うことで、相手への配慮が伝わり、角を立てずに断ることが可能です。

次に、「誠に申し訳ございませんが、今回の件は見送らせていただいてもよろしいでしょうか」という表現です。

このフレーズのポイントは、「見送らせていただく」という婉曲な言い回しと、「よろしいでしょうか」と相手に選択を委ねる形にあります。これにより、一方的なキャンセルではなく、相手の理解を求める姿勢を示すことができます。例えば、プロジェクトへの参加や、特定の業務への協力を断る際に、「誠に恐縮ですが、今回の件は、諸事情により見送らせていただいてもよろしいでしょうか」と使うと、相手も快く受け入れやすくなります。

そして、「体調不良により、急遽予定を変更せざるを得なくなりました」というように、具体的な理由を簡潔に伝える方法も有効です。

人間関係においては、時に具体的な理由を伝えることが、相手の納得を得る上で重要となる場合があります。特に、体調不良のようなやむを得ない個人的な事情は、多くの人が理解を示しやすいものです。しかしながら、あまりにも詳細な説明はかえって相手に心配をかけたり、言い訳がましく聞こえたりする可能性もありますので、伝える範囲には注意が必要です。

急なキャンセルをスマートに伝える例文2選

ビジネスシーンでは、予期せぬ事態により、急遽予定をキャンセルしなければならない状況が起こり得ます。
そのような時でも、スマートな言葉遣いで伝えることで、相手への不必要な負担や不快感を最小限に抑えることができます。ここでは、急なキャンセルを伝えるための具体的な例文を2つご紹介します。

一つ目の例文は、「直前で大変恐縮ですが、本日（日付）の（予定名）は、別の機会に改めてお願いできますでしょうか」というものです。

この表現では、「直前で大変恐縮ですが」という前置きで、相手への配慮と申し訳なさをまず伝えます。その後、キャンセルの意図と同時に、「別の機会に改めてお願いできますでしょうか」と代替案の打診を行うことで、今後の関係性維持に積極的な姿勢を示すことができます。

例えば、「直前で大変恐縮ですが、本日15時の〇〇様との会議は、別の機会に改めてお願いできますでしょうか」と伝えることで、相手も再調整に向けて協力しやすくなります。

二つ目の例文は、「急なご連絡で大変申し訳ございません。本日予定しておりました件ですが、（具体的な理由、あるいは「やむを得ない事情により」）伺うことが難しくなりました。」という形です。

このフレーズでは、「急なご連絡で大変申し訳ございません」という言葉で、急な連絡になったことに対する謝意を明確に伝えます。続いて、キャンセルする理由を簡潔に述べますが、プライベートな内容を深掘りされたくない場合は「やむを得ない事情により」という表現を使うと良いでしょう。そして、「伺うことが難しくなりました」と伝えることで、丁寧かつ直接的すぎない印象を与えます。

例えば、「急なご連絡で大変申し訳ございません。本日予定しておりましたA社との打ち合わせですが、緊急の社内会議が入り、伺うことが難しくなりました」といった使い方が考えられます。

予定をすっぽかす際の丁寧な言い換えフレーズ2選

「予定をすっぽかす」という表現は、非常にカジュアルであり、ビジネスシーンでは不適切とされます。しかし、何らかの理由で約束の時間に間に合わない、あるいは参加できないといった状況は発生し得ます。そのような場合に、相手に失礼なく伝えるための丁寧な言い換えフレーズを2つご紹介します。

一つ目は、「お約束の時刻に間に合わない可能性がございます」という表現です。

これは、まだ間に合う可能性も残されている状況で、遅れるかもしれないという不確実性を相手に伝える際に適しています。この伝え方であれば、万が一遅刻が確定してしまっても、相手は心の準備ができるため、不快感を軽減できます。さらに、「つきましては、改めてご連絡差し上げます」や「少々遅れる見込みです」といった具体的な補足を加えることで、より丁寧な印象を与えることができるでしょう。

二つ目は、「大変恐縮ですが、本日のご面談を欠席させていただきたく存じます」というものです。これは、すでに参加が困難であると判断した場合に、明確に不参加の意を伝えるフレーズです。「欠席させていただく」という言葉を使うことで、相手に対する敬意を示しつつ、自身の状況を伝えます。もし可能であれば、欠席の理由を簡潔に添えたり、別の機会を提案したりすることで、相手への配慮がより深く伝わるはずです。

無断キャンセルを避けるための適切な言い換え例2選

無断キャンセルは、ビジネスにおいて最も避けたい事態の一つです。相手に多大な迷惑をかけ、信頼を大きく損なう行為と言えます。
そのため、やむを得ず約束を反故にする必要がある場合でも、必ず事前に連絡を入れることが大切です。ここでは、無断キャンセルを避けるための、事前に伝える際の適切な言い換え表現を2つご紹介します。

まず、「事前にご連絡差し上げられず、大変申し訳ありません」という表現があります。このフレーズは、本来ならば事前に連絡すべきであったという反省の意を明確に示し、相手に誠実な姿勢を伝えるものです。もし、連絡が遅れてしまったことを詫びる必要がある場合でも、この言葉を前置きにすることで、その後の説明が相手に受け入れられやすくなります。

例えば、緊急事態で連絡が遅れた場合でも、「本来であれば、事前にご連絡差し上げるべきでしたが、緊急事態に見舞われ、それが叶いませんでした。大変申し訳ありません。」と伝えることで、相手への理解を求めることができます。

次に、「〇月〇日のご予約について、取り消しをお願いできますでしょうか」という具体的な依頼の形も有効です。

この言い方は、すでに確定している予約やアポイントメントに対して、こちらから取り消しを願い出る際に使われます。「取り消しをお願いできますでしょうか」という丁寧な依頼形にすることで、一方的なキャンセルではなく、相手に判断を仰ぐ謙虚な姿勢を示すことができます。この際、可能な限り早めに連絡を入れることが、相手への最大の配慮となります。

ビジネス用語として使えるドタキャンの置き換え例2選

「ドタキャン」という言葉は、ビジネスシーンではカジュアルすぎるため、使用を避けるべきです。ビジネスにおいては、フォーマルな状況でも適切に使える言葉を選ぶことが求められます。ここでは、ドタキャンをビジネス用語として置き換える際の表現を2つご紹介します。

一つ目は、「急遽、予定が変更になりまして」という表現です。

これは、自身の都合で予定に変更が生じたことを、丁寧かつ簡潔に伝える際に使用します。具体的な理由を深く語る必要がなく、相手に「やむを得ない事情があったのだな」と理解してもらいやすい言葉です。

例えば、「〇〇様との会食の件ですが、急遽、予定が変更になりまして、誠に申し訳ございませんが、今回は見送らせていただきたく存じます」といった形で使うと、ビジネスシーンにふさわしい丁寧さを保つことができます。

二つ目は、「日程調整の件で、改めてご相談させていただきたく存じます」という提案型の表現です。

これは、確定していた予定が自身の都合で不可能になった場合に、一方的なキャンセルではなく、日程の再調整を求める意図を伝える際に用います。この言い方をすることで、相手に対して、予定そのものを完全に中止するのではなく、あくまで日程を変更したいという前向きな姿勢を示すことが可能です。

例えば、「来週の〇〇プロジェクトに関するミーティングの件で、大変恐縮ですが、日程調整の件で改めてご相談させていただきたく存じます」と伝えることで、相手も快く再調整に応じてくれる可能性が高まります。

シーン別で学ぶドタキャン 言い換え すっぽかす バックレる ビジネス例文

「すっぽかす」の丁寧なビジネス言い換えフレーズ2選

「すっぽかす」という表現もまた、ビジネスにおいては不適切であり、信頼を損なう原因となりかねません。約束や期日を守れない状況が生じた際には、誠実かつ丁寧な言葉で相手に伝えることが大切です。ここでは、「すっぽかす」を上品に伝えるビジネス言い換えフレーズを2つご紹介します。

一つ目のフレーズは、「ご連絡が遅れ、大変申し訳ございません。お約束の時間に間に合いませんでした」という謝罪を先行させるものです。

これは、すでに約束の時間を過ぎてしまい、相手を待たせてしまった状況で有効な表現です。重要なのは、まず連絡が遅れたことと、約束の時間に間に合わなかったことに対する明確な謝罪を伝えることです。その上で、遅れてしまった理由を簡潔に述べ、今後の対応について伝えることで、相手の不快感を和らげることができます。

例えば、「ご連絡が遅れ、大変申し訳ございません。お約束の時間に間に合いませんでした。現在、電車遅延の影響で〇〇分ほど遅れる見込みです」のように使うと良いでしょう。

二つ目のフレーズは、「ご迷惑をおかけして申し訳ございません。予定しておりました（業務名/会議名）に参加できなくなりました」というものです。

こちらは、そもそも約束の場に赴くことができなくなった場合に用いる表現です。ここでも、「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」と、相手にかかる負担への謝意を最初に伝えることが重要です。その後に、参加できない旨を明確に伝えます。可能であれば、その後の対応（例：後日改めてご連絡いたします、資料を共有させていただきます）も併せて伝えることで、相手に安心感を与えることができます。

「バックレる」を上品に伝えるビジネス例文2選

「バックレる」という言葉は、無責任な態度や無断での離脱を指し、ビジネスシーンでは絶対に使うべきではありません。
この言葉が指すような状況、つまり、連絡をせずに約束を破ったり、仕事を放棄したりといった事態は、プロフェッショナルとして避けなければなりません。しかし、もし他者のそのような行動について言及する必要がある場合は、以下のような上品な表現を用いるべきです。

一つ目は、「連絡がつかなくなりました」という客観的な事実を伝える表現です。

このフレーズは、相手との連絡が途絶えてしまった状況を、感情を交えずに報告する際に適しています。例えば、同僚が突然出社しなくなった場合、「〇〇さんの携帯電話に連絡を試みましたが、連絡がつかなくなりました」のように使用することで、冷静かつ客観的な状況報告が可能です。この際、憶測や非難の言葉を挟まず、事実のみを伝えることが重要です。

二つ目は、「一方的にご連絡が途絶えており、現在状況を確認中です」というものです。これは、相手からの連絡がなく、現状把握に努めている最中であることを示す表現です。このフレーズを使うことで、単に連絡が取れないだけでなく、こちら側で状況を解決しようと努力している姿勢を伝えることができます。

例えば、取引先の担当者と急に連絡が取れなくなった場合、「先方担当者様から一方的にご連絡が途絶えており、現在、状況を確認中でございます」と報告することで、問題解決に向けた取り組みを示せます。いずれにしても、このような事態を自身が引き起こさないよう、常に丁寧なコミュニケーションを心がけることが大切です。

「ブッチする」を避けるスマートな代替表現2選

「ブッチする」もまた、「ドタキャン」や「すっぽかす」と同様に、ビジネスシーンには不適切なカジュアルな表現です。
これは約束を破る、あるいは無断でキャンセルするといった意味合いを持ちます。もし、やむを得ない事情で約束を履行できない場合でも、相手への敬意を忘れずに伝えるためのスマートな代替表現を2つご紹介します。

一つ目は、「ご期待に沿えず、大変申し訳ありません」という謙虚な謝罪の言葉です。

この表現は、相手の期待に応えられなかったこと、つまり約束を守れなかったことに対する深い謝意を示す際に使用します。例えば、あるプロジェクトへの参加を打診されていたが、どうしても引き受けられなくなった場合、「この度は、大変光栄なお話をいただきありがとうございます。しかしながら、誠に申し訳ありませんが、今回はご期待に沿えず、ご辞退させていただきたく存じます」と伝えることで、相手への配慮が伝わりやすくなります。

二つ目は、「諸般の事情により、今回は見送らせていただきます」という婉曲な表現です。

このフレーズは、具体的な理由を詳細に述べずに、やむを得ない状況で約束を辞退する場合に有効です。「諸般の事情」という言葉を用いることで、個人的な理由や、複雑な状況をぼかしつつ、辞退の意を伝えることができます。例えば、予定していたイベントへの参加を取りやめる場合、「残念ではございますが、諸般の事情により、今回は参加を見送らせていただきます」と伝えることで、相手に不快感を与えずに済みます。

丁寧な言い方で断るビジネスメール例文2選

ビジネスにおいて、相手からの依頼や誘いを断らなければならない場面は少なくありません。その際に、いかに丁寧な言葉遣いでメールを作成するかが、今後の関係性を左右する重要なポイントとなります。ここでは、相手に失礼なく断るためのビジネスメール例文を2つご紹介します。

誘いを断る際のメール例文

件名：〇月〇日懇親会のお誘いについて（株式会社〇〇 〇〇）

〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

この度は、〇月〇日の懇親会にお誘いいただき、誠にありがとうございます。

大変光栄なお話ではございますが、あいにくその日は先約がございまして、

今回は見送らせていただきたく存じます。

せっかくのお誘いにもかかわらず、ご期待に沿えず大変申し訳ございません。

またの機会がございましたら、ぜひ参加させていただければ幸いです。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

この例文では、まずお誘いへの感謝を伝え、その後で具体的な理由（先約）を簡潔に述べています。そして、参加できないことへの謝意を示しつつ、今後の関係継続への意欲も示しています。これにより、相手は断られたことに納得し、不快感を抱きにくくなります。

依頼を断る際のメール例文

件名：〇〇プロジェクトに関するご依頼の件（株式会社〇〇 〇〇）

〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

この度は、〇〇プロジェクトへのご協力について、ご依頼いただき誠にありがとうございます。

当社の〇〇の技術にご期待いただけたこと、大変光栄に存じます。

社内で慎重に検討いたしました結果、誠に申し訳ございませんが、

現在のリソースと状況を鑑み、今回はご期待に沿いかねるという結論に至りました。

貴社のご期待に沿えず、大変恐縮ではございますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

貴社の〇〇プロジェクトのご成功を心よりお祈り申し上げます。

今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

署名

この例文では、依頼への感謝と期待への言及から入り、断る理由（リソースと状況）を明確にしつつも、具体的な内容はぼかしています。また、断りを入れる際に「ご期待に沿いかねる」という婉曲表現を使うことで、丁寧な印象を与えています。最後に、相手の成功を祈る言葉で締めくくることで、良好な関係の維持に努めています。

ビジネスで使える自然な言い換えフレーズ2選

ビジネスシーンでは、状況に応じて様々な言い換え表現を使いこなすことが求められます。特に、ネガティブな内容や依頼を断る場面では、より自然で、かつ相手に配慮した言葉を選ぶことが大切です。ここでは、そのような状況で役立つ自然な言い換えフレーズを2つご紹介します。

一つ目のフレーズは、「ご迷惑をおかけして大変恐縮です」というものです。

この言葉は、相手に何らかの負担や不便をかけてしまうことを予見している際に、事前に謝意を示すために使用します。例えば、急な日程変更を依頼する際や、自分のミスで相手の業務を滞らせてしまった場合などに、「ご迷惑をおかけして大変恐縮ですが、〇〇の件で調整をお願いできますでしょうか」のように用いることで、相手も協力をしやすくなります。この言葉を使うことで、相手への配慮を先に伝えることができ、その後の本題もスムーズに理解されやすくなります。

二つ目のフレーズは、「今回は見送らせていただく運びとなりました」というものです。

この表現は、参加や協力などを辞退する際に、一方的な「断る」ではなく、より柔らかく、丁寧な印象を与えます。「見送らせていただく」という言葉には、「今回は見送るが、今後の可能性は排除しない」というニュアンスも含まれるため、将来的な関係性を維持したい場合に特に有効です。例えば、社内イベントへの参加や、外部からの研修の誘いを断る際に、「誠に申し訳ございませんが、今回は見送らせていただく運びとなりました」と伝えることで、角を立てずに済むでしょう。これらの表現を状況に応じて使い分けることで、より円滑なビジネスコミュニケーションが可能となります。

まとめ：ドタキャン 言い換え すっぽかす バックレる ビジネスで失礼にならない伝え方

この記事では、ビジネスシーンにおけるドタキャンや予定をすっぽかすといった事態を、相手に失礼なく伝えるための多様な言い換え表現と例文をご紹介しました。

 

 

最後までお読みいただき、ありがとうございます。ドタキャンは、単なる予定のキャンセル以上に、相手との関係性や信頼にも影響を与える行為です。そのため、どうしても避けられない状況でのドタキャンには、丁寧な言い方と適切なコミュニケーションが不可欠です。

ビジネスの場ではプロフェッショナリズムが求められ、友達や家族に対しては誠実な対応が必要です。どちらの場合も、相手に対する敬意と配慮が基本となります。

言葉の選び方一つで、相手に与える印象が大きく変わることを理解し、適切な言葉を選ぶスキルは、今後の人間関係やビジネスにおいても非常に役立つでしょう。

最後に、なにより大切なのは真心を込めて連絡することです。ドタキャンがやむを得ない状況が発生した場合でも、その事実をしっかりと相手に伝え、できるだけ早く誠実な対応をすることで、信頼関係を維持、または回復することが可能です。

言葉はコミュニケーションの道具ですが、その背後にあるのは「人と人とのつながり」です。この記事が、そのつながりをより良いものにする一助となれば幸いです。

ドタキャングローバル研究所
上席研究員　Andrew